De um lado, os funcionários querem autonomia e ser reconhecidos pelos seus esforços extras. Do outro, a empresa precisa gerenciar as demandas e acompanhar os fluxos de trabalho. Para mediar essa relação: o controle de ponto, manual ou eletrônico. Essa tecnologia impacta diretamente na gestão de pessoas e eficiência operacional, uma vez que visa garantir a precisão no registro das horas trabalhadas pelos funcionários, proporcionando transparência e segurança tanto para empregadores quanto para colaboradores.
Com as transformações advindas do home office, mecanismos que possam, de forma remota, auxiliar na gestão do tempo, controle de horas extras, pausas, intervalos e verificação da assiduidade dos colaboradores são maneiras de garantir que os compromissos firmados nos tempos do presencial possam ser atualizados de acordo com as necessidades do mercado. Mais do que isso, as ferramentas podem ser aliadas jurídicas das empresas, já que é possível ser utilizadas na prevenção de fraudes e disputas trabalhistas, protegendo a empresa de possíveis penalidades legais. O combinado, nesse caso, não sai mesmo caro!
DE OLHO NA LEI!
Mais do que organizar a rotina da empresa, prevenir problemas e garantir segurança jurídica, o registro de pontos encontra-se previsto na legislação brasileira.
CLT, registro de ponto
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 1º (Revogado). (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
De acordo com a legislação, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a manter um controle de ponto para registrar a jornada de trabalho de seus empregados. Vale frisar que o registro deve ser feito em dispositivos certificados pelo Inmetro (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia) e pelo Ministério do Trabalho.
Já os cargos de confiança, expostos no artigo 62 da CLT, podem ter jornada de trabalho livre da necessidade de controle. Para isso, porém, pessoas dessa categoria, como diretores, gestores e chefes de departamento, ou seja, pessoas com alto grau de responsabilidade no desempenho de suas funções, não têm direito a horas extras, mas, por não se encaixarem no regime de oito horas de serviço por dia, atuam sem desconto de faltas e recebendo em dobro nos dias de descanso trabalhados e não compensados. Além disso, têm direito a uma gratificação de no mínimo 40% acima do salário atual, tudo, claro, desde que seja cumprida uma relação de trabalho, caso contrário pode ser configurado como fraude à legislação.
Benefícios da tecnologia no controle de ponto
Qual tecnologia escolher? As soluções modernas incluem sistemas de ponto eletrônico, biometria, reconhecimento facial, aplicativos móveis e sistemas baseados em nuvem. Entre as mais avançadas encontram-se a biometria, o reconhecimento facial, os aplicativos móveis e os sistemas em nuvem. Os primeiros utilizam características únicas dos funcionários, como impressões digitais ou reconhecimento facial, para registrar a jornada de trabalho, garantindo um alto nível de segurança, reduzindo significativamente a possibilidade de fraudes.
Ideais para o home office, os aplicativos móveis e os sistemas em nuvem permitem que os funcionários registrem sua jornada de qualquer lugar, utilizando geolocalização para verificar a autenticidade do registro. Já os sistemas baseados em nuvem facilitam o acesso aos dados de ponto em tempo real, permitindo uma gestão mais eficiente e integrada, além de maior flexibilidade. A implementação de um sistema eficaz de controle de ponto pode trazer inúmeros benefícios para a administração de equipes. Conheça alguns:
- Transparência: esqueça a ideia de vantagem ou falha humana. Registrar as horas corretamente, por meio de tecnologias precisas, promovem transparência e maior confiabilidade entre empregadores e empregados. A digitalização e a automatização do registro de ponto permitem, também, visualizar e filtrar os dados dos colaboradores, gerando relatórios detalhados sobre horas trabalhadas e índices de desempenho.
- Redução de custos: a automatização do controle de ponto reduz a necessidade de intervenção manual, diminuindo os erros e, consequentemente, os custos operacionais.
- Conformidade legal: além da legislação em si, a tecnologia protege a empresa de possíveis sanções e disputas trabalhistas, pois garante o armazenamento da informação de forma ainda mais eficiente e de fácil acesso, com filtros específicos.
- Gestão de horas extras: um controle eficaz das horas extras permite uma melhor gestão dos custos, evitando o pagamento indevido de horas extras e garantindo a compensação adequada dos funcionários.
Como implementar?
Algumas questões são importantes de serem consideradas quando se trata de gestão de pontos. Um, é o treinamento e adaptação dos colaboradores para garantir que todos compreendam e utilizem corretamente o sistema. Além disso, a proteção dos dados pessoais também precisa ser assegurada. É essencial garantir que os sistemas adotem medidas robustas de segurança da informação para proteger as informações sensíveis de acessos não autorizados. Mais que isso, os métodos devem ser passíveis de adaptações às necessidades das empresas, além de contarem com suporte contínuo.
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